Quản lý Chất lượng Nhà thầu phụ (Vendor Management)

Có doanh nghiệp ngàn tỷ, tiêu cực hầu như không có. Có doanh nghiệp vài tỷ doanh thu, tiêu cực cũng đầy. Có công ty gia đình, thất thoát do nhân viên tiêu cực mỗi năm lên đến vài chục tỷ. Tổ chức Nhà nước, nước ngoài, hay do gia đình sở hữu...ở đâu có con người là ở đó có lòng tham.

 

Xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp, là cách thức tốt nhất để ngăn chặn lòng tham, chứ không phải là nhà tù. Nhà tù chỉ làm cho lòng tham tinh vi hơn, chứ không ngăn chặn được lòng tham. Và đo đó kết quả là nhà tù ngày càng nhiều hơn.

 

Những tập đoàn đa quốc gia khi sang Việt Nam, họ mang theo chỉ có vài người. Họ quản lý hàng ngàn tỷ luân chuyển 1 năm với hàng ngàn con người (xa lạ), nhưng thất thoát là rất ít. Vì họ có một quy trình quản lý rất chặt chẻ, nhưng không phiền hà - đó là sự chuyên nghiệp.

 

Dịch vụ của ta đến với khách hàng là mang hình ảnh và uy tín của ta, khách hàng không cần biết ta làm thế nào, ta làm với ai, họ chỉ biết họ nhận được gì từ ta.

 

Những nhà thầu phụ thường gặp trong bệnh viện như: gửi xe, bảo vệ, suất ăn dinh dưỡng, nhà ăn, giặt hấp, tẩy khuẩn, vệ sinh môi trường, cây xanh, vận chuyển...rất nhiều, nhưng hầu hết là chưa được quản lý một cách chuyên nghiệp.

 

Trước đây, ta thường xem nhà thầu phụ như là một đối tác bên ngoài tổ chức, giữa ta và họ ràng buộc với nhau bởi hợp đồng. Ở giai đoạn đánh giá và lựa chọn, ta đôi khi dùng những phương pháp tưởng là khắt khe như đấu thầu...để chọn nhà thầu phụ. Tuy nhiên, tất cả những cái đó là không hiệu quả.

 

Quan điểm trong quản trị thời gian gần đây đã dịch chuyển từ Đánh giá và lựa chọn nhà thầu phụ sang Phát triển và tích hợp (về quản trị) với nhà thầu phụ.

 

Nghĩa là, ở gốc độ quản lý chất lượng, ta cần "tích hợp" nhà thầu phụ như 1 một bộ phận của tổ chức mình. Ta cùng họ xây dựng hệ thống quản lý, cùng họ kiểm soát và cùng họ cải tiến.

Một nhà thầu phụ được quản lý chuyên nghiệpsẽ có thể làm ra những sản phẩm, dịch vụ chuyên nghiệp cho ta, và do đó chất lượng dịch vụ của ta đến với khách hàng cũng được chuyên nghiệp --> khách hàng hài lòng hơn.

 

Để đánh giá và giám sát sự chuyên nghiệp của một tổ chức không khó:

- Họ có quy trình làm việc rỏ ràng không

- Họ có cơ sở vật chất đảm bảo việc vận hành không

- Họ có đào tạo và phát triển có người không

- Họ có kiểm soát thứ họ làm ra không

- Họ có hệ thống thu thập phản hồi khách hàng và thực hiện việc cải tiến một cách hiệu quả không

 

Ý tưởng tương tự như 83 tiêu chí của Bộ Y tế vậy. Nhưng chắc là rút gọn hơn nhiều vì nhà thầu phụ thường hoạt động không phức tạp như bệnh viện. Và bạn (phòng quản lý chất lượng) đóng vai trò như Sở Y tế đi đánh giá họ.

 

Báo cáo kết quả audit cho nhà thầu phụ biết họ đang tiến bộ hay thụt lùi và thiết kế hàm thưởng và phạt tương ứng.

 

Tuy nhiên, quan trọng hơn là bạn cùng họ lên một kế hoạch cải tiến chung. Hai bên hiểu rỏ cái cần của nhau. Và áp lực để họ phải cải tiến theo kế hoạch.

 

Giá là yếu tố quyết định. Không, chất lượng của nhà thầu phụ trước rồi mới bàn đến giá. Bởi giá có thể rẻ ban đầu nhưng sự trả giá của bạn về sự thiếu chuyên nghiệp của họ thường lớn hơn rất nhiều số tiền mà bạn tiết kiệm được do giá rẻ. Nếu chất lượng họ tốt, nhưng giá cao, ta cần cùng họ tìm cách cải tiến để giảm chi phí cho hai bên.

 

Không làm được thì đổi, lo gì. Không dể đổi nhà thầu phụ, bởi đổi một nhà thầu phụ bạn gần như làm lại từ đầu, rất mệt. Và chưa chắc là không gặp cảnh "tránh võ dưa, gặp võ dừa". Do đó, thường là bạn phải nhân nhượng để họ làm tốt hơn.

 

Quản lý một nhà thầu phụ không đơn giản như đi ra chợ mua bó rau, không ưng thì bỏ và trả giá cho rẻ nhất.

 

Quản lý nhà thầu phụ là sự đồng hành hai bên cùng có lợi, cùng trên 1 chiếc thuyền. Tôi phát triển, anh phát triển. Tôi mệt anh cũng chẳng khỏe gì.

 

Quản lý nhà thầu phụ trong các tổ chức thường dừng lại ở việc đàm phán, xét duyệt và ký hợp đồng, giám sát quá trình vận hành của họ phía sau gần như không ai quan tâm. Đó là môi trường cho tiêu cực.

 

Xây dựng lại quy trình đánh giá, giám sát, và phát triển nhà thầu phụ là cách tốt nhất để ta vừa ngăn chặn tiêu cực, và đảm bảo sự ổn định của dịch vụ của ta đến với khách hàng.