Xây dựng các quy trình (SOPs) trong lĩnh vực xét nghiệm

+ Quy trình quản lý (liên quan đến giấy tờ và hành chính trong)

+ Quy trình chuyên môn kỹ thuật.

 

 

 

Về quy trình quản lý chúng ta có thể căn cứ các quy chế, văn bản và các tài liệu chính thống của Bộ Y tế, Bệnh viện và các đơn vị khoa phòng để tham khảo và xây dựng. Bài viết này em xin được chia sẻ nhiều về các kinh nghiệm xây dựng quy trình chuyên môn kỹ thuật trong lĩnh vực xét nghiệm nhé.

 

Về căn bản chúng ta cũng cần tuân thủ đảm bảo về mặt hình thức và phương pháp xây dựng quy trình như các bài đăng khác trên diễn đàn chia sẻ (đầy đủ các đề mục: mục đích, yêu cầu, nội dung, áp dụng…… ). Tuy nhiên, một điểm mà chúng ta cần chú ý khi xây dựng là gắn các nội dung về “AN TOÀN SINH HỌC” vào các đề mục và các bước quy trình. Ví dụ: đơn giản như việc đeo găng tay, khẩu trang hoặc để kim sau khi sử dụng đúng chỗ là những thao tác thường quy đôi khi chúng ta quá quen với việc này và nó cũng lặp đi lặp lại nên có thể trong một số quy trình chúng ta thường bỏ qua. Điều này hết sức quan trọng đặc biệt đầu tiên hướng đến vấn đề “AN TOÀN” tiếp sau đó là vấn đề kiểm tra giám sát chúng ta rất dễ bị đoàn kiểm tra không chấp thuận các quy trình nếu chúng ta bỏ qua việc đưa thiếu/không đưa các nội dung về “AN TOÀN SINH HỌC” trong một quy trình.

 

Ai nên là người xây dựng các quy trình? Câu hỏi này có khá nhiều đáp án. Em xin được phép chia sẻ một số kinh nghiệm các đơn vị đã thực hiện.

 

(1) Người xây dựng nên là người thực làm. Ví dụ: quy trình sinh hóa đưa cho bạn sinh hóa làm, quy trình huyết học đưa cho bạn huyết học làm. Không nhất thiết lúc nào cũng phải là kỹ thuật viên trưởng hoặc quản lý khoa đứng ra làm. Vì họ chỉ đóng vai trò cố vấn và hỗ trợ đồng thời cho ý kiến đối với các quy trình đã xây dựng. Đặc biệt, nên chọn các bạn “giỏi” và tâm huyết để lập một team làm công việc này. Hơn thế nữa, sau khi các bạn đã xây dựng xong, chúng ta nên xem xét đến việc góp ý. Thay vì chê bai hoặc thẳng tay chỉ trích các bạn làm sai sót hoặc thiếu, những nhà quản lý nên ngồi lại và cùng thảo luận nhẹ nhàng chỉ ra vấn đề để các bạn dễ tiếp thu và hoàn thiện quy trình với một tinh thần thoái mái và hứng thú đúng nghĩa. Đặc biệt, trước khi đọc góp ý và phê duyệt quy trình chúng ta nên làm một động tác đó là hoán vị quy trình giữa các bạn ở các lình vực chuyên môn xét nghiệm khác nhau đọc và góp ý (ví dụ: bạn sinh hóa đưa bạn huyết học xem, bạn huyết học đưa bạn vi sinh xem,….). Mục đích của việc này là chuẩn hóa và xây dựng quy trình mang tính phổ quát. Bởi một quy trình chuyên môn kỹ thuật tối ưu là một quy trình mà bất cứ ai cũng có thể hiểu khi nhìn vào quy trình (tất nhiên không phải hiểu rõ về bản chất vì không thuộc chuyên môn) và bên cạnh đó dễ dàng áp dụng, tăng năng suất và hiệu quả công việc. 

(2) Người xây dựng quy trình có thể là không nhất thiết là người thực làm mà có thể là những người có chuyên môn cộng với sự hỗ trợ của một bạn nào đó từ bộ phận quản lý chất lượng. Những người thực làm trong trường hợp này lại đóng vai trò cố vấn. Tức là sau khi quy trình được xây dựng xong sẽ đưa cho những tiền bối, những người thực làm họ xem và góp ý. Cách làm này cũng được một số đơn vị triển khai, do là những người thực làm họ không có thời gian để làm thêm công việc này.