Biên soạn quy trình: Những lưu ý quan trọng

 

- Làm việc nhóm, đặc biệt là nhóm liên chức năng (cross-functional team). Quá trình biên soạn là quá trình chia sẻ thông tin, kiến thức lẫn nhau, giá trị nằm ở chỗ tương tác, trao đổi, phản biện, gắn kết mọi người --> kích thích ý tưởng sáng tạo. Tránh giao 1 ai đó biên soạn, người khác góp ý, phê duyệt. Tránh biên soạn cho có, cho xong để "nộp bài" --> hệ lụy: làm 1 đằng quy trình 1 nẻo --> trở thành thủ tục "hành là chính" không đáng có trong tổ chức --> nỗi ám ảnh "giấy tờ" cho mọi người --> đẻ ra thêm nhiều "đụng chạm" cho việc đánh giá nội bộ phía sau

--> tiêu chí đánh giá: kiểm soát được vấn đề với ít bước nhất, ít biểu mẫu nhất.

 

- Đặt mình vào vị trí người đọc để soạn, sao cho dễ hiểu, dễ làm theo, tránh hiểu nhầm, TRỰC QUANG VÀ TRỰC QUANG, càng trực quang càng tốt, dùng nhiều hình ảnh, biểu tượng, hơn là ký tự văn bản --> trình bày SEXY một chút, phối hợp màu sắc có điểm nhấn --> kích thích sự quan tâm --> kích thích sự sáng tạo --> tạo 1 môi trường làm việc vui vui 1 tí, đặc biệt trong các môi trường làm việc khô khan, căng thẳng như trong bệnh viện.

 

- Cân nhắc mức độ chi tiết: tổng quát quá thì đọc cũng như không, chi tiết quá thì dễ rối, tránh phức tạp không cần thiết. Lưu ý nhấn những chỗ mà người ta dễ sai.

--> tiêu chí đánh giá: trong 30s tập trung người đọc hiểu quy trình, có thể làm theo và mỉm cười sau khi đọc!

 

 

Trong quá trình biên soạn cần trả lời 5W1H

- Ai (Who)

- Làm cái gì (What)

-Ở đâu (Where)

- Khi nào (When)

- Làm như thế nào (How)

- Tiêu chuẩn ra sao (What is the standard)

Trong SOP, lỗi thường gặp là tiêu chuẩn để "làm 1 việc gì đó là đúng" không thật rõ ràng, không biết sao là đạt; sao là không đạt.

 

 

 

Khi biên soạn cần lưu ý SIPOC :

- Process: các bước xử lý chính

- Input: thông tin đầu vào cần có cho từng bước

- Supplier: ai cung cấp thông tin đầu vào

- Output: kết quả đầu ra của bước xử lý

- Customer: ai tiếp nhận kết quả xử lý đầu ra.

 

Trình bày Blueprint sao cho thấy được, nổi bật được sự phối hợp lẫn nhau trên một chuỗi công việc. Khi công việc bị tắc, ta biết ngay tắt chỗ nào.

 

 

 

Cái này thì nhiều, trong Lean Six Sigma chắc cũng trên 10 loại, dùng cho từng tình huống phân tích khác nhau. Sẽ từ từ trình bày sau!

 

Muốn triển khai được quy trình áp dụng một cách có hiệu quả cho công việc thì quá trình biên soạn có nhiều người tham gia và cách trình bày quy trình là yếu tố quyết định, chứ không phải là chữ ký lãnh đạo hay sự đe dọa của bộ phận kiểm soát nội bộ.

 

 

Chúc thành công.

 

 

- Hướng dẫn lập sơ đồ khối (GTZ)

- "Quy trình của các quy trình - BV ĐK Đống Đa"

- Vẽ quy trình chuyên môn đơn giản như thế nào -  Dimitry Tran