Hoạt động của các phòng nghiệp vụ trong bệnh viện là hoạt động mang tính văn phòng cao, trong đó Quản lý văn bản là hoạt động thường xuyên và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng, có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của đơn vị. Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng quy định.
Phòng Quản lý chất lượng mỗi ngày đều soạn thảo và ban hành nhiều văn bản như báo cáo, quy định, quy trình, biên bản họp…Bên cạnh đó, văn bản bệnh viện gửi về để triển khai cũng nhiều khiến cho việc lưu trữ và tìm kiếm có lúc gặp khó khăn.
Sau khi được tiếp cận, tìm hiểu về phương pháp 5S, chúng tôi cũng mạnh dạn áp dụng 5S để cải tiến công tác lưu trữ văn bản tại phòng Quản lý chất lượng như sau:
- Tất cả văn bản đến được nhập chung vào 1 cặp chính “Công văn đến”, có ghi số thứ tự công văn theo list ở đầu cặp.
- Công văn sau khi được phổ biến sẽ được chuyển từ cặp chính sang các cặp phụ theo chủ đề tương ứng như: “Quản lý chất lượng bệnh viện”; “Quản lý chất lượng xét nghiệm”; “Nghiên cứu khoa học”…;
- Từ các cặp phụ, lại chia ra các cặp nhỏ hơn, ví dụ như cặp Quản lý chất lượng sẽ chia ra “ Quản lý sự cố”, “ Hài lòng NB”, “Hài lòng nhân viên”; “Hoạt động 5S”, “Chỉ số chất lượng”…
- Chúng tôi cũng áp dụng Logo bệnh viện để in nhãn của các cặp tài liệu.
- Bên cạnh đó, chúng tôi cũng áp dụng quản lý văn bản bằng phần mềm excel, hỗ trợ việc tìm kiếm văn bản một cách hiệu quả, thuận lợi, chính xác.
Kết quả: Sau khi áp dụng, chúng tôi nhận thấy việc lưu trữ văn bản trở nên đơn giản và khoa học hơn, dễ dàng, thuận lợi cho việc tìm kiếm.
Nguyễn Thị Thu Hà
Phòng QLCL
Bệnh viện Việt Nam Thuỵ Điển Uông Bí
.png "Logo")
(2).jpg)
.jpg)
